Резервирайте своето коледно фирмено парти до края на септември, когато искате и можете да избирате между различни дати, зали и изпълнители. До края на октомври все още може да намерите подходящ вариант, но свободните възможности вече са значително по-малко.
Петъците и съботите между 5 и 20 декември са сред най-търсените дати през цялата година. Добрите зали в София, особено тези с капацитет над 100 души, обикновено се резервират първи.

Защо коледните фирмени партита се планират толкова рано

Повечето компании организират своите празненства в един и същ период от около три седмици. Това означава, че голям брой събития се конкурират за ограничен избор от зали, кетъринг екипи и изпълнители.
Подходящите пространства за над 100 гости в София не са много. Водещите, DJ-ите, шоу изпълнителите и техническите екипи също разполагат с ограничен брой свободни дати през декември.
Когато започнете организацията през септември, можете да избирате. При резервация на коледно парти през ноември често се налага да се съобразите с останалите свободни дати, локации и изпълнители, понякога и при по-висока цена.

Най-търсените дати за фирмено парти през декември

Петъкът традиционно е най-предпочитаният ден за коледно парти за фирма. Той обаче е и най-търсен, което означава по-ограничен избор и по-високи цени.
Четвъртъкът е добра алтернатива. Обикновено предлага повече свободни зали и по-добри ценови условия, без това да пречи на празничното настроение.
За по-малки екипи с ограничен бюджет може да се обмисли и сряда. Изборът на делнична дата често позволява да запазите качеството на събитието, като намалите част от разходите.

Какво да резервирате първо за коледното фирмено парти

Не е необходимо всички детайли да бъдат уточнени едновременно. Важно е обаче основните елементи да бъдат потвърдени в правилната последователност.

1. Датата и залата

Това са първите решения, които трябва да вземете. Те определят възможностите за цялата останала организация.
Преди да резервирате залата, проверете капацитета, разположението, техническите възможности и условията за кетъринг. Помислете и дали мястото е удобно за придвижване на гостите.

2. Кетърингът и напитките

Конкретното меню може да бъде избрано на по-късен етап, но е важно кетъринг екипът да бъде ангажиран предварително.
Най-добрите доставчици работят по няколко събития в най-натоварените декемврийски вечери. Късната резервация може да ограничи избора на меню, обслужване и допълнително оборудване.

3. Програмата и изпълнителите

Водещият, DJ-ят, музикалните изпълнители и шоу елементите превръщат стандартната празнична вечеря в цялостно събитие.
Търсените професионалисти често разполагат само с три или четири свободни дати за целия декември. Затова е добре основната концепция и ключовите участници в програмата да бъдат потвърдени рано.

4. Транспортът и настаняването

Когато партито се провежда извън града, транспортът и хотелът трябва да бъдат резервирани заедно с локацията.
Това е особено важно при по-големи групи, за които са необходими повече автобуси или значителен брой хотелски стаи.

Какво може да се уточни на по-късен етап

Ранната резервация не означава, че цялата програма трябва да бъде готова още през септември. След като датата, залата и основните доставчици са потвърдени, останалите детайли могат да се развиват постепенно.

На по-късен етап могат да бъдат уточнени:
● конкретното меню;
● точният брой гости;
● часовият график;
● декорацията;
● сценичните активности;
● наградите и подаръците;
● разпределението на масите;
● техническите детайли;
● финалната последователност на програмата.

Така запазвате най-важните ресурси, без да се налага да вземете всички решения наведнъж.

Колко струва едно коледно парти за фирма

Бюджетът зависи от броя гости, избраната зала, кетъринга, напитките, техническото оборудване и развлекателната програма.
Най-голямото перо обикновено е кетърингът, следван от наема на залата. При по-сложни концепции значителна част от бюджета може да бъде отделена и за декор, техника, изпълнители и шоу програма.
Организирали сме фирмени събития за групи от 20 до няколкостотин души. Затова бюджетът трябва да бъде изготвен спрямо конкретния брой гости и желания формат, а не по универсална цена на събитие.

Как да намалите бюджета разумно

Най-лесният начин да оптимизирате разходите е чрез избор на по-слабо търсена дата. Четвъртък вместо петък може осезаемо да намали цената на залата и част от услугите.
Може да се спести и чрез по-прецизен начален час, продължителност на събитието и разчет на напитките. Така се ограничават ненужните разходи, без да се намалява качеството на преживяването.
Не е препоръчително основната икономия да бъде за сметка на програмата. Именно тя прави разликата между стандартна вечеря и събитие, което гостите ще запомнят.

Какво включва организацията от агенция

Професионалната организация може да обхване целия процес — от първоначалната концепция до координацията в самата вечер.
В зависимост от събитието тя може да включва:
● търсене и резервиране на зала;
● кетъринг и напитки;
● декорация и брандиране;
● водещ и развлекателна програма;
● музика и DJ;
● техническо оборудване;
● фотограф и видеозаснемане;
● транспорт и настаняване;
● график и координация на всички доставчици;
● управление на събитието на място.
Вашият екип избира и одобрява основните предложения, а агенцията поема комуникацията, организацията и проследяването на всички детайли.

Кога да започнете организацията

За фирмено парти през декември е най-добре подготовката да започне през септември. Това осигурява най-добър избор от дати, зали, изпълнители и доставчици.
Краят на октомври е практическият краен срок, след който възможностите в София стават силно ограничени. За компании с над 150 гости или за събития извън града планирането трябва да започне още по-рано.
Колкото по-навреме бъде направена резервацията, толкова по-лесно е да създадете коледно фирмено парти, което отговаря на вашата концепция, вместо да се съобразявате единствено с останалите свободни варианти.
Пишете ни на office@enterevent-bg.com – ще ви консултираме и ще поемем организацията от А до Я, за да превърнем коледното ви фирмено парти в събитие, което наистина се помни.